Guida pratica per gli importatori di prodotti alimentari italiani nel Regno Unito
La spedizione di Parmigiano Reggiano ha lasciato il produttore in Emilia-Romagna due giorni fa.
Il camion si sta avvicinando a Folkestone. In questo momento, una sola cosa conta più di qualsiasi altra: la pre-notifica IPAFFS è stata inviata, è corretta ed è nei tempi?
Con il Border Target Operating Model (BTOM) del Regno Unito, la conformità IPAFFS non è una formalità — è l’azione documentale più importante che determina se la tua merce italiana supera il confine senza intoppi o finisce in “hold” per un’ispezione. Un errore nel codice merceologico o una discrepanza di peso tra la pre-notifica e il certificato sanitario può bloccare una spedizione di prodotti freschi per ore.
Questa guida ti accompagna attraverso ogni passaggio della procedura di pre-notifica IPAFFS per gli alimenti italiani, in modo che la tua spedizione raggiunga il cliente senza sorprese.
Cos’è IPAFFS e perché è fondamentale?
IPAFFS — Import of Products, Animals, Food and Feed System — è la piattaforma di pre-notifica obbligatoria del governo UK, gestita da DEFRA. Ha sostituito il sistema europeo TRACES dopo la Brexit ed è oggi l’unico canale per notificare alle autorità britanniche l’arrivo di spedizioni di alimenti e prodotti di origine animale soggetti a controllo SPS.
Quando si invia una notifica, IPAFFS genera un Common Health Entry Document (CHED), che è il documento ufficiale di conformità utilizzato dagli ufficiali del Border Control Post (BCP) per pianificare ed eseguire i controlli. Senza un CHED correttamente compilato, la spedizione rischia ritardi, ispezioni fisiche aggiuntive e, nei casi peggiori, il rifiuto al confine britannico.
Nel 2026, con la piena implementazione del BTOM e l’elevata vigilanza biosicuritaria lungo i corridori europei, il margine di errore è più ridotto che mai. Anche le spedizioni italiane, che non presentano di per sé alcun rischio sanitario, sono soggette a maggiore scrutinio documentale a Dover e Folkestone nell’ambito del monitoraggio SPS europeo più ampio.
Il tuo prodotto italiano richiede la pre-notifica IPAFFS?
Tutti i prodotti alimentari italiani che entrano nel Regno Unito richiedono una pre-notifica IPAFFS. Quello che cambia in base al tipo di prodotto è il livello di controllo e la documentazione richiesta.
La classificazione avviene in tre categorie di rischio:
Basso rischio
Richiede pre-notifica IPAFFS ma non richiede un certificato veterinario. I controlli al confine sono prevalentemente documentali; le ispezioni fisiche sono rare e avvengono per selezione casuale o per segnalazioni specifiche.
Esempi di prodotti italiani a basso rischio: formaggi da latte pastorizzato (Parmigiano Reggiano, Grana Padano, Pecorino, mozzarella), burro, latte UHT, prodotti a base di uova trasformati, conserve ittiche.
Nota LSD (Lumpy Skin Disease): per i prodotti caseari da latte pastorizzato, le autorità britanniche possono richiedere una dichiarazione firmata dal produttore italiano che attesti la temperatura minima e la durata della pastorizzazione del latte utilizzato. Non è un requisito sistematico ma va anticipato dal fornitore italiano prima della spedizione.
Medio rischio
Richiede pre-notifica IPAFFS e certificato veterinario su TRACES. I prodotti sono soggetti a controlli documentali, di identità e fisici periodici con frequenza più elevata rispetto alla categoria a basso rischio.
Esempi: salumi e prodotti trasformati di carne (prosciutto crudo, salame, mortadella), pesce fresco o congelato, alcuni prodotti compositi contenenti ingredienti di origine animale da paesi terzi.
Nota: è vietata l’esportazione nel Regno Unito di prodotti lattiero-caseari da latte crudo. Eccezione: formaggi stagionati, per i quali è richiesto il certificato veterinario modello GBHC416 e una dichiarazione del trattamento termico subito dalla materia prima.
Alto rischio
Richiede pre-notifica IPAFFS, certificato veterinario e controlli obbligatori su ogni spedizione — incluse ispezioni fisiche e, in molti casi, analisi di laboratorio prima del rilascio.
Esempi: molluschi bivalvi vivi, pollame crudo da determinati paesi, prodotti provenienti da stabilimenti con precedenti di non conformità.
Come verificare la categoria del tuo prodotto: verifica la classificazione direttamente sul UK Trade Tariff e sulla matrice di rischio BTOM prima che la spedizione parta dall’Italia. In caso di dubbio, contatta il team Fresh Ways Logistics prima della partenza.
Passo per passo: come funziona la pre-notifica IPAFFS
Step 1 — Registrazione su IPAFFS
La notifica IPAFFS deve essere presentata da un soggetto con sede nel Regno Unito — di norma l’importatore UK o un agente doganale autorizzato che agisce per suo conto.
Se lavori con Fresh Ways Logistics, gestiamo la notifica IPAFFS direttamente per tuo conto nell’ambito del servizio di importazione gestita — senza che tu debba registrarti o intervenire autonomamente.
Se invece gestisci la notifica in autonomia, è necessario avere un account IPAFFS attivo collegato a un UK Government Gateway ID. La registrazione avviene tramite GOV.UK e può richiedere diversi giorni lavorativi: falla con largo anticipo rispetto alla prima spedizione.
Step 2 — Raccogliere tutta la documentazione prima di iniziare
Non avviare una notifica senza avere a portata di mano tutti i documenti di supporto. Ogni dato inserito deve corrispondere esattamente a questi documenti: le discrepanze sono la causa principale dei blocchi al confine. Avrai bisogno di:
- Certificato veterinario firmato dall’autorità italiana competente (AUVAC/ASL) — solo per prodotti a rischio medio o alto
- Fattura commerciale con descrizioni esatte dei prodotti, pesi e valori dichiarati
- Packing list dettagliata per pallet/collo
- Dettagli del trasporto: nome del vettore, targa del veicolo, numero del sigillo
- Orario stimato di arrivo (ETA) al Border Control Post
- Documentazione cold chain per prodotti refrigerati o surgelati
Step 3 — Creare una nuova notifica
Accedere a IPAFFS tramite le credenziali Government Gateway. Dalla dashboard, selezionare “Create a new notification” e scegliere il tipo corretto:
- POAO per formaggi, salumi, latticini, uova, miele e prodotti animali trasformati
- HRFNAO per prodotti ad alto rischio di origine vegetale o compositi
- Plants and plant products per prodotti ortofrutticoli freschi, sementi o materiale vegetale
Selezionare Italy come paese di origine. Se la merce ha transitato attraverso un altro paese, annotarlo separatamente.
Step 4 — Inserire i dettagli della spedizione
Questo è il passaggio più critico. Inserire:
- Codice merceologico: utilizzare il codice corretto a 8 cifre (preferibilmente 10) del UK Trade Tariff per ogni prodotto. Il Parmigiano Reggiano (0406 90 73) e il Grana Padano (0406 90 79) hanno codici diversi: non usare codici generici.
- Peso netto e lordo: devono essere identici ai valori indicati sul certificato veterinario e sulla fattura commerciale.
- Numero di colli per pallet o per cartone come dichiarato.
- Temperatura di trasporto: obbligatoria per prodotti refrigerati (+2°C a +8°C) e surgelati (-18°C o inferiore).
- Mezzo di trasporto: su strada, con i dettagli del veicolo.
Qualsiasi discrepanza tra quanto inserito e quanto riportato sul certificato veterinario genererà una segnalazione documentale.
Step 5 — Selezionare il Border Control Post (BCP)
Per gli alimenti italiani che arrivano via strada, il BCP di riferimento è Sevington (Ashford) — non Dover Western Docks. Selezionare il BCP sbagliato significa che il CHED verrà assegnato a una struttura che non vedrà mai il camion, causando un blocco automatico.
Se il punto di ingresso cambia dopo l’invio della notifica, è necessario modificarla o ripresentarla prima che il veicolo arrivi.
Step 6 — Inviare nei tempi previsti
Le tempistiche non sono negoziabili:
- Prodotti di origine animale (POAO): almeno un giorno lavorativo prima dell’arrivo al BCP. Attenzione: “un giorno lavorativo” non equivale a 24 ore. Se la spedizione arriva lunedì mattina, il termine è venerdì. Per i POAO, inviare 24–36 ore prima è la buona prassi operativa, verificando sempre che ricada in un giorno lavorativo.
- Alimenti ad alto rischio non di origine animale (HRFNAO): almeno quattro ore prima dell’arrivo al BCP.
Step 7 — Condividere il riferimento CHED con il vettore
Una volta generato il CHED, trasmettere immediatamente il numero di riferimento al trasportatore. L’autista deve averlo con sé al momento del passaggio al confine.
Per le spedizioni a temperatura controllata, verificare che la documentazione cold chain (registri del datalogger) sia accessibile e coerente con le condizioni dichiarate in IPAFFS.
Gli errori più comuni su IPAFFS e come evitarli
- Codice merceologico errato. Usare un codice generico per “formaggio” invece del codice specifico. Ogni prodotto DOP italiano ha spesso un proprio codice.
- Discrepanza di peso. Il peso netto su IPAFFS differisce anche di pochi chilogrammi dal certificato veterinario. Genera immediatamente una segnalazione documentale.
- ETA non aggiornato. Il camion arriva in ritardo ma la notifica non è stata aggiornata. La finestra temporale del CHED scade: è necessario ripresentarla.
- BCP sbagliato selezionato. La spedizione entra via Sevington ma la notifica era registrata per un BCP diverso. Blocco automatico, risoluzione manuale necessaria.
- Notifica inviata dopo la partenza. L’autista è partito prima che la notifica IPAFFS fosse inviata. Attendere sempre il certificato veterinario firmato prima che la spedizione lasci l’Italia.
- Prodotti compositi registrati solo come POAO. Un prodotto contenente ingredienti sia di origine animale che vegetale potrebbe richiedere una doppia classificazione. In caso di dubbio, contattare Fresh Ways prima della spedizione.
Cosa succede al confine dopo l’invio della notifica
Una volta attivo il CHED, gli ufficiali del BCP assegneranno uno dei tre livelli di controllo:
- Controllo documentale: verifica di certificato veterinario, fattura e dati CHED
- Controllo d’identità: verifica fisica che la spedizione corrisponda alla documentazione
- Controllo fisico: ispezione completa con misurazione della temperatura, campionamento e analisi di laboratorio
La probabilità di un’ispezione fisica è aumentata nel 2026 a causa del rafforzamento del monitoraggio biosicuritario lungo i corridoi europei. In caso di blocco, il partner logistico deve essere avvisato immediatamente per gestire la risoluzione e proteggere la cold chain.
Checklist di pre-notifica IPAFFS
☐ Categoria di rischio del prodotto verificata sul UK Trade Tariff e matrice BTOM
☐ Certificato veterinario ottenuto, firmato e coerente con la fattura — solo per prodotti a rischio medio o alto
☐ Dichiarazione LSD del produttore pronta, se applicabile ai prodotti caseari
☐ Fattura commerciale e packing list corrispondono al certificato (pesi, quantità, descrizioni)
☐ Codice merceologico UK Trade Tariff corretto verificato per ogni linea prodotto
☐ BCP selezionato correttamente: Sevington IBF (GBSEV25)
☐ Notifica inviata nei tempi previsti (un giorno lavorativo per POAO / 4 ore per HRFNAO)
☐ Numero di riferimento CHED condiviso con il vettore
☐ Temperatura di trasporto dichiarata e coerente con la documentazione cold chain
☐ ETA confermato con il vettore — in caso di variazione, notifica aggiornata di conseguenza
Hai bisogno di supporto con le pre-notifiche IPAFFS?
Gestire le notifiche IPAFFS in modo accurato, ad ogni spedizione, richiede competenza doganale e coordinamento operativo con i fornitori italiani. Un singolo errore può bloccare una spedizione refrigerata al confine abbastanza a lungo da compromettere la shelf life e il rapporto con il cliente.
In Fresh Ways Logistics gestiamo direttamente le pre-notifiche IPAFFS per conto dell’importatore UK, come parte di un servizio di importazione completamente gestito. Ci coordiniamo con i produttori italiani sui tempi del certificato veterinario, inviamo le notifiche e gestiamo eventuali richieste in tempo reale al BCP, senza che l’importatore debba intervenire.
